Communiquer : se faire connaitre, informer, fidéliser

Communiquer : se faire connaître, informer, fidéliser

Synthse communication 1080

Synthèse des outils de communication au niveau clubs (télécharger au format pdf)

 

 Communiquer facteur clé de réussite : pourquoi, comment

 

 

PREAMBULE

Pour votre club, il vous faut :

  1. Un nom (celui de votre association)
  2. Un logo (en grand format numérique haute définition et détouré(1), il sert énormément dans toutes les comms)
  3. Un slogan qui résume les activités ou l'état d'esprit de votre club (Exemple CV Mâconnais : "De l'initiation à la performance, du mode loisir à la régate" qui résume que l'on peut venir débutant mais aussi pour se perfectionner, que l'on peut venir  pour naviguer en loisir ou comme compétiteur). Bref, dire en quelques mots ce qu'on peut trouver dans votre structure.

(1) :  détouré signifie que le logo est sur un fond transparent et peut être copié sur une image, un fond en couleur... sans qu'il n'apparaisse dans un cadre blanc.

 

LES OUTILS

 

Accueil physique

Drapeaux : FFV, Ecole Française de Voile (si label), Point location (si label), logo de votre club (à faire faire), éventuellement vos partenaires... (drapeaux en hauteur et/ou flammes visibles de loin)

 

Signalétique : Panneau sérigraphié, cagnard (bâche), peinture, stickers sur vitres... avec logo, nom de votre club et slogan. Pensez aussi à en avoir un pour des journées portes ouvertes, forum des associations... aux dimensions adaptées.

 

Affiches : à l'extérieur et à l'intérieur du club. Faire connaître vos activités, évènements... à tous & montrer votre dynamisme. Une affiche doit en dire le maximum avec le minimum de mots. Le choix des photos est très important et doit être cohérent avec l'objet de l'affiche.

  • Définissez une charte graphique et un modèle type d'affiche que vous réutiliserez pour chaque nouvelle affiche, profitez en pour intégrer les logos de vos sponsors et institutionnels.
  • Exemple : modèle d'affiche du CVM Mâconnais en A3 (réalisé sous Photoshop Elements, version allégée de photoshop et qui coûte une centaine d'euros). Le modèle est repris pour chaque nouvelle affiche et complété avec des visuels et du texte.
  • Outils possibles : Canva (sur Internet, version gratuite pour concevoir ses affiches), Powerpoint, Illustrator, Photofiltre (outil gratuit sous Windows)...

 

Flyer : à distribuer à vos visiteurs pour faire connaître vos activités, rappeler vos tarifs, laisser des coordonnées pour être rappelé...

  • Sur la même charte graphique que vos affiches
  • Un format facile : A5 recto/verso, A4 recto/verso plié sous forme de livret... Choisissez un format facilement imprimable
  • Exemple : Flyer 2019 du CV Mâconnais en format A4 recto/verso et plié en 2
  • Outils possibles : Les mêmes que pour réaliser votre affiche

 

Calendrier : afficher également le calendrier de votre saison (utiliser le modèle d'affiche). Exemple de calendrier diffusé aux adhérents, sur les réseaux sociaux et affiché au club.

 

Tenues :  les tenues (T-shirt, polo, ciré, polaire...) peuvent être sympa pour les bénévoles (ils sont ainsi facilement identifiables pour un visiteur) mais aussi pour créer un esprit de club (tenues pour les adhérents, tenue pour une équipe de club...). Au CVM, nous avons été jusqu'à mettre le prénom sur la tenue des bénévoles, ainsi les visiteurs font le lien avec le trombinoscope vu sur le site.

 

Stickers : vous pouvez également faire imprimer des stickers (logo du club, logo du nom de l'équipe de club...) qui peuvent être donnés à vos adhérents pour les coller sur la vitre d'une voiture, sur l'ordi portable, sur l'agenda des plus jeunes... un bon moyen là aussi de se faire connaître et de créer une culture de club.

 

Sur Internet

Site internet : avoir un site fun avec plein de visuels, sur une seule page (exemple du site du Club de Voile Mâconnais ou du site du Club de Voile de Montagny). Pour créer le site, il faut essayer de se mettre à la place d'un internaute qui cherche à faire de la voile ou un sport et qui doit trouver le maximum de réponses sans devoir cliquer sur plusieurs pages ou se perdre dans les menus et sous menus. Le site doit donc présenter sur une seule page les informations suivantes à minima :

  • Quelles activités sont proposées
  • Sur quels supports
  • Par qui est-ce encadré (trombinoscope pour reconnaître les personnes lors de la première venue et donner un peu plus un côté vivant au site en les présentant en quelques mots)
  • Comment se passe l'adhésion et à quels tarifs (le cas échéant avec un lien pour adhérer en ligne)
  • Comment contacter le club (formulaire de contact, téléphone)

Le site Internet doit également pouvoir fonctionner indifférement sur ordinateur, tablette, smartphone en s'adaptant à la taille de l'écran (site dit "responsive"). Le smartphone est l'outil le plus utilisé, notamment par les jeunes générations, pour surfer sur la toile et votre site doit être lisible sans devoir zoomer ou se déplacer de gauche à droite pour en voir le contenu. Si le site est trop compliqué pour en lire le contenu, l'internaute se déconnectera immédiatement.

Le site doit également être en https (liaison sécurisée) car les navigateurs bloquent de plus en plus les sites en http.

Vous pouvez également ajouter une partie blog sur votre site pour les actualités. Mais peu d'internautes ont le réflexe d'aller régulièrement voir les actualités sur un site Internet, surtout s'ils sont sur les réseaux sociaux et qu'ils peuvent s'abonner pour avoir dans leur flux les nouvelles des pages où ils sont abonnés. Sur le site du Club de Voile Mâconnais, pour éviter de devoir mettre à jour les même sinformations sur plusieurs supports, les publications sur les pages Facebook du club, de la ligue et de la FFV apparaissent en bas de page.

 

Référencement : être trouvé aisément sur Internet sans devoir balayer des pages et des pages de recherches Google

  • Sites indispensables où se référencer
  • Fiche Etablissement Google : apparaît naturellement à droite dans une recherche Google (exemple d'une recherche "club de voile à Mâcon". A compléter absolument.
    • Si vous tapez votre établissement dans Google, la fiche peut apparaître (créée par défaut par Google) et il faut dans ce cas en revendiquer la propriété ; ne pas apparaître et il faut la créer. Lien vers l'aide Google pour gérer les différents cas : https://support.google.com/business/answer/2911778
    • Pour gérer la fiche établissement dans Google, cela nécessite de créer un compte Google Business. Vous pouvez créer ce compte avec l'adresse email de votre club.
  • Référencement google : le référencement Google peut se faire naturellement une fois le site Internet en ligne mais il peut être aussi optimisé en choisissant bien les termes utilisés sur le site et les mots clés à ajouter.

 

Page Facebook : absolument indispensable au vu du nombre de gens qui possèdent un compte Facebook. Une page Facebook apparaît de plus dans les résultats de recherche Google et est accessible même sans possèder de compte Facebook. De plus, le + de Facebook est l'interaction avec les visiteurs et les partages (de publications, de pages), les like... autant de choses qui permettent de se faire connaître aux amis des amis... Il est également possible aussi sur Facebook d'acheter pour un coût modique de la pub pour être positionné dans le fil d'actualité de personnes qui répondent à certains critères. 

  • Penser à compléter les champs à propos et d'utiliser le bouton pour envoyer un message (carte de visite sur Facebook)
  • Publier le plus régulièrement possible : vos publications pour annoncer évènements, résultats de régate, suivi d'un stage... mais aussi les publications de la FFV, de la Ligue, d'autres clubs de la Ligue (comme l'annonce des régates)... Pensez à vous abonner à toutes ces pages pour voir leurs publications et les partager sur la page de votre club. Plus vous publiez, plus vos publications sont "aimées", "partagées" et votre page connue et vous donnez ainsi une image dynamique de votre club.
  • Utiliser beaucoup de visuels (affiches, photos, vidéos...) et peu de texte qui ne sera pas lu.
  • Demandez à vos adhérents de liker, partager... pour faire connaître la page et élargir petit à petit votre audience
  • Enfin, regarder les messages, les notes également et gérer votre e-reputation en répondant, surtout lorsqu'il y a un avis négatif pour montrer votre écoute et proposer des solutions
  • Exemples : pages Facebook du CV Mâconnais, du CNHS Vesoul
  • Aide création d'une page Facebook : https://www.facebook.com/help/104002523024878?helpref=about_content
  • Sur Facebook, vous pouvez également promouvoir une publication pour quelques dizaines d'euros en choisissant le public cible souhaité sur quelques critères proposés par Facebook). Exemple : une journée spéciale femmes à la barre avec promotion de l'affiche sur un public féminin sur un périmètre géographique autour du club et qui a touché 5000 personnes pour 30 euros.

 

Instagram : deuxième réseau social où il faut être car c'est le réseau le plus utilisé par les ados. Très axé photo et peu de texte avec le même principe de partage (republication) et de like vous attirant petit à petit une audience plus importante. Il est également possible de coupler le compte Instagram de votre club avec la page Facebook de votre club : tout ce qui est publié sur Instagram sera publié sur Facebook automatiquement. Sinon, le principe d'animation est le même que sur Facebook.

  • Publier le plus régulièrement possible : vos publications pour annoncer évènements, résultats de régate, suivi d'un stage... mais aussi les publications de la FFV, de la Ligue, d'autres clubs de la Ligue (comme l'annonce des régates)... Pensez à vous abonner à toutes ces pages pour voir leurs publications et les partager sur la page de votre club.
  • Utiliser beaucoup de visuels (affiches, photos...) et peu de texte qui ne sera pas lu.
  • Demandez à vos adhérents de liker, partager... pour faire connaître la page et élargir petit à petit votre audience
  • Guide de création d'un compte Instagram, mise à jour des informations et couplage avec la page Facebook

 

Mailing :  le mailing reste indispensable pour communiquer avec les adhérents. Vous pouvez avoir des informations à ne partager qu'avec les adhérents (donc pas sur les réseaux sociaux) et tous les adhérents ne sont pas sur les réseaux sociaux ou n'ont pas le réflexe d'aller chaque jour voir le blog de votre club sur votre site Internet. Plusieurs solutions simples existent pour faire du mailing : 

  • Utiliser des solutions de plate-forme d'emailing sur Internet, le plus souvent gratuite pour un faible nombre d'adhérents et peu de mails diffusés (exemple Sendinblue : https://fr.sendinblue.com). Ces outils permettent de gérer des listes d'adresses emails (exemple adhérents d'une année, adhérents par activités...) et disposent d'un outil permettant de diffuser des infos avec des visuels pouvant aller jusqu'à créer et diffuser une newsletter régulièrement. 
  • Une autre solution peut être plus manuelle en gérant les adresses email de ses adhérents sous un fichier excel (avec des colonnes pour identifier l'année d'adhésion, l'activité...par exemple)... puis d'utiliser ensuite les fonctions de publipostage (avec les outils Microsoft Office : excel, word + outlook) ou de faire des mails en copiant collant des paquets d'adresses email dans le champ destinataires ou mieux CCi pour que les adhérents ne puissent connaître les adresses email des autres adhérents et protéger ainsi les données personnelles des adhérents.
  • Enfin, vous pouvez aussi utiliser les outils de gestion club sur le site de la FFV pour extraire les licenciés de votre club avec les informations de mail. La limite est que vous ne pouvez pas extraire des licenciés d'autres clubs qui peuvent être adhérents dans votre club et que vous ne pouvez pas gérer des champs supplémentaires comme le type d'activités suivi dans votre club et qui permet de faire des diffusions plus ciblées comme par exemple la diffusion d'un mail aux compétiteurs, à des stagiaires ponctuels... ou de profiter de votre fichier pour faire des statistiques pour rentrer votre bilan d'activités et demande de labels par exemple.

A noter que pour les besoins de diffusion à des adhérents, vous n'êtes pas obligé de déclarer votre fichier des adhérents à la CNIL. Vous devez néanmoins protéger l'accès à ces données en n'autorisant l'accès à ce fichier qu'aux seules personnes dans votre club qui en ont réellement besoin (la personne qui prend les licences et qui maintient ce fichier par exemple et la personne en charge de la diffusion des informations par mail aux adhérents). 

En cas d'envoi manuel, évitez d'envoyer un mail à plus de 10 destinataires à la fois car les fourisseurs de messageries de vos destinataires peuvent vous bannir comme spammeur pour un temps (Free par exemple est très restrictif)

 

Messagerie instantanée :  il s'agit là encore d'un outil complémentaire, très prisé des jeunes générations notamment et qui peut permettre de créer de l'interactivité avec les adhérents du club ou des groupes d'adhérents (équipe de club, membres d'une activité...) et de créer du lien en dehors de la présence au club et faciliter l'esprit d'appartenance et ainsi fidéliser. Il existe des tas de solutions sur Internet mais le but est de choisir une solution très répandue et donc avec des chances qu'elle soit la plus utilisée par vos adhérents : 

  • Messenger : messagerie instantanée liée à Facebook (il faut avoir maintenant un compte Facebook pour utiliser Messenger). Une fois le groupe créé (adhérents du club, équipe de club...), il vous faut faire connaître ce ou ces groupes à vos adhérents et leur demander de s'abonner au groupe ou récupérer leur pseudo messenger pour les intégrer dans le ou les groupes). La limite de Messenger est que des personnes refusent d'adhérer à Facebook à cause du côté intrusif de cet outil.
  • WhatsApp : autre solution uniquement de messagerie et très répandue également. L'intégration dans un groupe peut se faire par l'administrateur avec les numéros de téléphone des adhérents (et bien sûr que les adhérents concernés aient un compte WhatsApp associé à ce numéro de téléphone).

 

REGLE D'OR POUR COMMUNIQUER

Que ce soit en interne au club dans les discussions ou dans la communication, il faut rester positif, convivial et montrer le dynamisme du club. Donc les désaccords entre membres du CA ne doivent pas sortir du CA, les problèmes avec des voisins, des partenaires... ne doivent pas sortir du CA, sous peine de créer une mauvaise ambiance et des clans en interne et côté communication, une personne extérieure intéressée qui lit ça n'a qu'une envie... celle de ne surtout pas venir !!

 

COMMUNICATION & REGLEMENTATION 

 Vous devez dans votre communication respecter les 3 règles majeures suivantes : 

 

Droit à l'image : vous ne pouvez diffuser, même en interne club par affiche ou mail, des photos ou vidéos montrant des adhérents de votre club, enfants ou adultes, dans avoir obtenu au préalable leur consentement (droit à l'image). Le plus simple est de faire signer l'acceptation à ce droit à l'image par une clause sur le bulletin d'adhésion au club.

Exemple de clause : "Autorise le Club xxxx à utiliser toute image photo ou vidéo à des fins pédagogiques ou pour sa promotion (site Internet, réseaux sociaux, mails, presse, affichage et utilisation interne)" 

 

Droit d'auteur : vous ne pouvez diffuser une photo ou un visuel fait par une personne sans obtenir son accord à la diffusion. Attention donc à la récupération d'images sur Internet que vous n'avez pas le droit de diffuser. Il vous faut soit obtenir l'accord de l'auteur (difficile car on ne sait pas parfois qui est l'auteur), soit utiliser des photos dites libres de droits (il existe par exemple des banques d'images où l'on paye le téléchargement de photos pour les avoir libres de droits), soit le plus simple, utiliser des photos prises dans le cadre du club avec le cas échéant l'accord du photographe et la mention copyright avec le nom du photographe). Vous pouvez également dans le cadre de la promotion des activités de votre club utiliser la banque d'images de la FFV : https://media.ffvoile.fr/ (images de promotion libres de droit)

 

RGPD (règlement général pour la protection des données) : déjà évoqué plus haut pour les solutions d'emailing, vous vous devez de protéger tout fichier contenant des données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, email, téléphone...). Pour cela, vous devez limiter l'accès aux outils de gestion club sur le site FFV (prise de licences ou passeports) aux seules personnes habilitées à le faire dans votre club, et limiter l'accès à tout fichier complémentaire (plate-forme d''emailing, fichier excel...) aux seules personnes qui peuvent en avoir besoin au sein du club. De plus, lors de la diffusion par mail, veillez à utiliser le champ CCi ou CCc pour que les destinataires d'un mail ne voient pas les autres destinataires.

 

BESOIN D'AIDE ?

Besoin d'explications complémentaires sur les suggestions et outils évoqués dans cette page, besoin d'aide pour la mise en oeuvre d'outils... contactez la commission ESE : Olivier GOMAS ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ) ou Eric DUFOURNIER ( Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ).

N'hésitez pas non plus à partager avec la commission ESE d'autres solutions mises en oeuvre dans votre club et qui pourraient profiter à tous. Nous n'hésiterons pas dans ce cas à compléter cette page pour intégrer des solutions complémentaires qui marchent.

Un groupe WhatsApp "Ligue BFC Commission ESE" a été créé pour permettre d'échanger trucs et astuces, explications complémentaires... N'hésitez pas à nous transmettre votre numéro de portable associé à votre compte pour être intégré au groupe.

Enfin, si vous ne maîtriser pas les outils, trouvez un adhérent du club (il y en a toujours quelques uns plus à l'aise) à qui déléguer la mise en oeuvre de la communication. N'hésitez pas non plus à le faire rentrer au CA pour qu'il s'approprie la politique et l'esprit du club, il n'en sera que plus efficace dans la communication.